Organisations-Assistent

Der Organisations-Assistent darf nur in einer moveIT ISS+ Installation verwendet werden, die bereits in eine Multi-Org Installation (mehrere getrennte Organisationen innerhalb einer Installation) umgewandelt wurden. In anderen Installationen darf dieser nicht, oder nur nach Rücksprache mit einem Techniker der moveIT Software GmbH geöffnet werden!

Einstieg

Um den Organisations-Assistent zu starten, öffnet man die Datei „OrgAssistent.exe“, welche sich im Installationsverzeichnis von moveIT ISS+ im Ordner ClientTools befindet.

Für die Anmeldung wird standardmäßig der User “ADMIN“ verwendet.

Wählt man eine Organisation aus, so kann man im rechten Bereich in den jeweiligen Laschen Einstellungen ansehen oder bearbeiten.

Anlage einer neuen Organisation

Um eine neue Organisation anzulegen, wählt man den Button [Neu] aus.

Folgende Felder müssen gefüllt werden:

• Der Organisations-Code kann frei gewählt werden. Wir empfehlen jedoch eine 4 oder 5-stellige, fortlaufende Zahl.

• Die Organisations-Bezeichnung kann z.B. der Firmenname des moveIT EASY Kunden sein.

• Als Organisations-Land wird immer das Installationsland vorbelegt, kann bei Bedarf bei der Neuanlage geändert werden.

• Die Organisations-Währung wird je nach gewähltem Land angepasst.

• Die Option "Benutzer aus dieser Organisation können Daten untereinander sehen" wird aktiviert, wenn mehrere User innerhalb einer Organisation Belege und Kundeninformationen gegenseitig teilen möchten.

Steuercode

Wählt man ein bestimmtes "Organisations-Land" aus, für welches noch kein Steuercode im System hinterlegt ist, so erscheint der Hinweis dazu, dass man den Steuercode noch einrichten muss.

Eigene Adresse

Als Nächstes füllt man die Felder in der Lasche [Eigene Adresse]. Hier gibt man die Adresse des moveIT EASY Kunden ein. Nachname, Land, PLZ und Org sind hier per default als Pflichtfelder definiert.

Gemeinsam / Getrennt

Für jede Organisation werden grundsätzlich eigene Adressnummernkreise und eigene Belegnummernkreise angelegt. In moveIT EASY Installationen ist hier keine Auswahl möglich. In anderen Installationen kann eine gemeinsame Nutzung z.B. des Adressnummernkreises gewünscht sein.

Adressnummern

Hier könnten bei Organisations-Neuanlage die Standard-Einstellungen für die Adressnummern-Typen "Kunde", "Lieferant", und "Endkunde" verändert werden.

Belegnummer

Die Nummernkreise für die verschiedenen Beleg-Typen werden automatisch angelegt. Diese können geändert werden oder es können bei Bedarf auch neue Nummernkreise angelegt werden.

Sobald aber ein Nummernkreis verwendet wurde – also eine Nummer daraus vergeben wurde – sind die Felder gesperrt und eine Änderung ist nicht mehr möglich.

Die für moveIT EASY notwendigen Nummernkreise sind [Angebot], [Bestellung] und [Normal (Auftrag)].

Warenstamm

Hier werden Informationen zum Warenstamm der neuen Organisation angezeigt. Diese Informationen können bei Bedarf hier noch geändert werden.

Benutzer

In der Lasche [Benutzer] ist es möglich, User für die ausgewählte Organisation anzulegen.

Nachdem alle Felder gefüllt wurden wird mit [Hinzufügen] der neue User in die Tabelle eingetragen aber erst mit [Speichern] wird der User angelegt.

Benutzer archvieren

Um einen einzelnen User zu archivieren kann in der Spalte „Archiviert“ der Haken gesetzt werden. Nach dem Speichern kann sich der User nicht mehr in moveIT EASY oder moveIT ISS+ anmelden.

Um alle User einer Organisation zu archivieren kann auch das Toolbar Symbol [Alle Benutzer archivieren] verwendet werden. Die Anzahl der aktiven User einer Organisation wird in der linken Tabelle, Spalte „Benutzer“ angezeigt.

Anzahl der aktiven Benutzer und Organisationen

Über das Toolbar Symbol [Anzahl der aktiven Benutzer und Organisationen] wird sowohl die Summe aller aktiven Organisationen als auch die Summe aller aktiven Benutzer des aktuellen und vergangenen Monats angezeigt. System-User wie z.B. Admin oder CMNSYS werden hier nicht berücksichtigt. Außerdem wird jeder User nur 1x gezählt, egal in wie vielen Organisationen dieser hinzugefügt ist.

Im Gegensatz dazu, wird am Ende der Organisationen-Tabelle die Summer alle aktuell aktiven Benutzer angezeigt. Benutzer, die in mehreren Organisationen hinzugefügt sind, werden an dieser Stelle auch mehrfach gezählt. System-User werden aber auch hier nicht berücksichtigt.

Passwort zurücksetzen

Um das Passwort zurückzusetzen wählt man den Button [Passwort zurücksetzen] aus.

Lieferant

Nur die Produkte jener Lieferanten, die nach „Ausgewählt“ verschoben wurden, können später in moveIT EASY auch erfasst werden.

In dieser Maske kann auch die Technische Kommunikation, die Rabattsynchronisation je Lieferant eingerichtet und angepasst werden sowie Rabatte und Konditionen importiert werden. (Bei Neuanlage einer Organisation bitte vorher die Organisation speichern.)

Sonstiges

Hier kann das Standard-Angebotsformular, und das Standard-Auftragsformular für diese Organisation definiert werden.

Kopf- und Fußzeile

Über die Schaltfläche [Anlegen] können die Kopf- und Fußzeilen für die gewählte Organisation als Textblöcke im Textsystem angelegt und angepasst werden.

Anzahl der Aktiven Benutzer und Organisationen

Die Anzeige der aktiven Organisationen und Benutzer unterhalb der Übersichts-Tabelle im Organisations-Assitenten zeigt die Anzahl der jetzt aktiven Organisationen und Benutzer an. Über das Symbol in der Toolbar können nun die Werte für das aktuelle und das vorige Monat angezeigt werden.