Über die Reservierungsfunktion können für zukünftige Bestellungen bereits vorab Produktionskapazitäten bei der Industrie reserviert werden. Dadurch kann für geplante Aufträge frühzeitig ein gewünschter Liefertermin berücksichtigt werden.
Damit eine Reservierung angenommen und der vorgesehene Termin später bei der Bestellung eingehalten werden kann, müssen bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt werden.
Rahmenbedingungen
Freischaltung: Die Reservierungsfunktion in moveIT ISS+ muss für die jeweilige Kundennummer freigeschaltet sein. Die Freigabe erfolgt durch die Industrie.
Produkte: Reservierungen sind ausschließlich für Fenster und Hebeschiebetüren möglich. Produktgruppen wie Haustüren, Sonnenschutz, Insektenschutz oder Anbauelemente können als Einzelpositionen nicht reserviert werden.
XL-Elemente: XL-Elemente müssen gesondert reserviert werden. Zusätzlich muss bei den Lieferkonditionen XL-Kran ausgewählt werden.
Mindestmenge: Eine Reservierung muss mindestens 15 Einheiten umfassen.
Maximale Positionsanzahl: Pro Reservierung können maximal 100 Positionen berücksichtigt werden.
Liefertermin: Der gewünschte Termin muss außerhalb der aktuellen Lieferzeit liegen.
Wunschtermin: Bei jeder Reservierung muss ein Wunschtermin angegeben werden.
Unterschiedliche Produktgruppen: Enthält eine Reservierung unterschiedliche Produktgruppen, beispielsweise Kunststofffenster und Holz/Alu-Fenster, richtet sich der mögliche Liefertermin nach der längsten Lieferzeit der enthaltenen Produktgruppen.
Prüfung: Die angegebenen Rahmenbedingungen werden durch den KAM geprüft. Werden die Voraussetzungen nicht erfüllt, kann die Reservierung nicht angenommen werden. In diesem Fall erfolgt eine entsprechende Kontaktaufnahme.
Bestehende Reservierungen: Eine bereits bei der Industrie durchgeführte Reservierung kann inhaltlich nicht mehr geändert werden. Sind Änderungen erforderlich, muss Kontakt mit dem zuständigen Kundenberater aufgenommen werden.
Anforderungen an die spätere Bestellung
Die spätere Bestellung muss inhaltlich mit der Reservierung übereinstimmen. Die Reservierung sollte daher bereits möglichst genau den tatsächlich vorgesehenen Auftrag abbilden. Weicht die spätere Bestellung wesentlich von der Reservierung ab, kann der reservierte Liefertermin unter Umständen nicht eingehalten werden.
Zusätzlich muss der für die Reservierung festgelegte späteste Abgabetermin eingehalten werden. Mit einer Reservierung werden tatsächlich verfügbare Produktionskapazitäten für den vorgesehenen Auftrag eingeplant. Wird die zugehörige Bestellung nicht rechtzeitig übermittelt, können diese Kapazitäten wieder für andere Bestellungen verwendet werden.
ISS-Funktionalitäten für Reservierungen
Für die Übermittlung und Verwaltung von Reservierungen stehen in moveIT ISS+ entsprechende Funktionen zur Verfügung. Damit können Reservierungen direkt aus dem Programm an die Industrie gesendet und anschließend die dazugehörigen Reservierungsinformationen abgerufen werden.
Folgende Funktionen stehen für die Bearbeitung von Reservierungen zur Verfügung:
Reservierung senden: Eine vorbereitete Reservierung wird aus moveIT ISS+ an die Industrie übermittelt.
Reservierung abrufen: Die von die Industrie bereitgestellten Informationen zu einer Reservierung werden abgerufen und in moveIT ISS+ übernommen.
Reservierungen in Dokumente
Nach der Freischaltung der Reservierungsfunktion steht im Navigator von moveIT ISS+ ein zusätzlicher Knoten für die Verwaltung von Reservierungen zur Verfügung.
Ausgangspunkt für die Erstellung einer Reservierung ist ein bestehendes Angebot an den Kunden. Auf Basis dieses Angebots kann anschließend die gewünschte Reservierung erstellt und an die Industrie übermittelt werden.
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Wunschtermin
Für eine Reservierung muss im zugrunde liegenden Angebot zwingend ein Wunschtermin hinterlegt sein. Der Wunschtermin gibt an, bis zu welchem Zeitpunkt die reservierten Produkte spätestens benötigt werden, und entspricht somit dem spätesten gewünschten Liefertermin.
Ist kein Wunschtermin eingetragen, kann die Reservierung nicht an die Industrie gesendet werden.
Um den Wunschtermin zu hinterlegen, verschiebt man das gewünschte Angebot über das Symbol [Navigator bearbeiten] in den Navigator. Anschließend öffnet man die Lasche [Basisdaten] und trägt im Feld Wunschtermin den gewünschten Termin ein.
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Ist kein Wunschtermin im Angebot hinterlegt, erscheint beim Senden der Reservierung ein entsprechender Hinweis. Die Reservierung kann in diesem Fall nicht gesendet werden.
Man bestätigt den Hinweis mit [OK], hinterlegt anschließend den erforderlichen Wunschtermin in den Basisdaten des Angebots und führt das Senden der Reservierung erneut durch.
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Reservierungsvorschlag erzeugen
Ist das zugrunde liegende Angebot vollständig und korrekt erfasst, kann daraus ein Reservierungsvorschlag erzeugt werden.
Dazu ruft man die Funktion [Reservierungsvorschläge erzeugen] über die entsprechende Schaltfläche oder über das Kontextmenü [Reservierungen] -[Reservierungsvorschläge erzeugen] des Angebots auf.
Auf Basis der im Angebot enthaltenen Daten wird anschließend ein Reservierungsvorschlag für die weitere Bearbeitung erstellt.
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Reservierungsvorschlag senden
Nach dem Erstellen des Reservierungsvorschlags kann dieser über den Navigatorknoten [Reservierungen] an die Industrie übermittelt werden.
Dazu markiert man den gewünschten Reservierungsvorschlag und wählt zunächst das Symbol [Markieren zum Versenden]. Dabei wird die entsprechende Reservierungs-Belegnummer generiert und der Reservierungsvorschlag für die Übermittlung vorbereitet.
Anschließend ruft man [Senden/Empfangen] auf, sofern die Kommunikation nicht automatisch über ein Batchsystem ausgeführt wird. Dadurch wird der Reservierungsvorschlag über das Kommunikationssystem an die Industrie gesendet.
Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich auf dieselbe Weise wie bei Bestellungen oder Anfragen.
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Reservierungsbestätigung
Nach der Prüfung im KAM und der erfolgreichen Reservierung der benötigten Produktionskapazitäten wird wie gewohnt eine Bestätigung per E-Mail übermittelt.
In der Reservierungsbestätigung wird der gebuchte Liefertermin angeführt. Dieser kann vom ursprünglich angegebenen Wunschtermin abweichen, wenn die erforderlichen Ressourcen, beispielsweise aufgrund von Produktionskapazitäten oder Beschaffungszeiten, keinen anderen Termin ermöglichen.
Zusätzlich enthält die Reservierungsbestätigung den spätesten Bestelltermin.
Spätesten Bestelltermin beachten
Der angegebene Bestelltermin muss unbedingt eingehalten werden. Wird die zugehörige Bestellung nicht rechtzeitig übermittelt, verfällt die Reservierung und die dafür vorgesehenen Produktionskapazitäten können für andere Bestellungen freigegeben werden.
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Reservierungsinformationen in moveIT ISS+
Die Informationen aus der Reservierungsbestätigung stehen zusätzlich auch elektronisch in moveIT ISS+ zur Verfügung.
Die entsprechenden Angaben können im Reservierungssystem über die Reservierungsinformationen eingesehen werden.
Der späteste Bestelltermin wird sowohl bei der jeweiligen Reservierung als auch beim zugehörigen Angebot angezeigt. Dadurch ist direkt in moveIT ISS+ ersichtlich, bis zu welchem Zeitpunkt die Bestellung spätestens übermittelt werden muss, damit die Reservierung aufrechterhalten bleibt.
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Reservierung in einen Auftrag übernehmen
Um eine bestehende Reservierung für die weitere Auftragsabwicklung zu verwenden, kann das zugehörige Angebot mit den gewohnten Funktionen von moveIT ISS+ in einen Auftrag übernommen werden.
Dazu markiert man das entsprechende Angebot und erstellt über [Speichern unter] einen Auftrag.
Anschließend erscheint die Abfrage „Sollen die Reservierungsnummern in den neuen Beleg übernommen werden?“. Diese bestätigt man mit [Ja].
Dadurch wird der Bezug zur bestehenden Reservierung in den neuen Auftrag übernommen und steht anschließend auch für die daraus erstellte Bestellung zur Verfügung.
Die Abfrage muss mit [Ja] bestätigt werden, damit die Reservierungsnummern in den neuen Beleg übernommen werden und die Zuordnung zur bestehenden Reservierung erhalten bleibt.
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Kennzeichnung der Reservierung
Der übernommene Bezug zur Reservierung ist sowohl im Auftrag als auch in der daraus erstellten Bestellung ersichtlich. Im Status 2 wird eine vorhandene Reservierung durch ein „R“ gekennzeichnet.
Anschließend kann die weitere Bearbeitung des Auftrags bzw. der Bestellung wie gewohnt durchgeführt werden.
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Zusatzfunktionen
Reservierungsübersicht
Im Menü [Reservierungen] steht eine Übersicht über die noch verfügbaren Reservierungen zur Verfügung. Eine Reservierung gilt als verfügbar, solange der hinterlegte späteste Bestelltermin noch nicht überschritten wurde.
Innerhalb dieser Übersicht können bestehende Reservierungen bei Bedarf auch anderen Angeboten zugeordnet werden.
Diese Funktion wird beispielsweise verwendet, wenn eine größere Reservierung in mehreren Bestellungen abgerufen werden soll. Dadurch kann die bestehende Reservierung weiteren Angeboten zugeordnet und für die nachfolgenden Bestellungen verwendet werden.
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Storno
Wird eine bestehende Reservierung nicht mehr benötigt, sollte diese über die entsprechende Funktion storniert werden. Dadurch werden die dafür vorgesehenen Produktionskapazitäten wieder freigegeben und können für andere Bestellungen verwendet werden.
Hinweis
Nicht mehr benötigte Reservierungen sollten möglichst zeitnah storniert werden. Dadurch stehen reservierte Kapazitäten wieder für andere Aufträge zur Verfügung und können entsprechend neu eingeplant werden.
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