Allgemeine Einstellungsmöglichkeiten moveIT EASY Betreiber

Die hier beschriebenen Einstellungen werden immer im Backend der EASY Installation - also in moveIT ISS+ durchgeführt. Für den Login in die “Zentrale Verwaltungsorganisation” wird normalerweise der User “Admin” verwendet.

Organisations-Assistent

Der Organisations-Assistent unterstützt den Betreiber der moveIT EASY Installation bei der Einrichtung und Wartung der Organisationen. Jede Organisation kann für einen eigenen Händler, Verarbeiter, etc. stehen.

Siehe: Organisations-Assistent

Formulare

Es können über die gesamte Installation, je Benutzergruppe (Organisation) oder je Benutzer folgende Einstellungen [Datei]→[Administrationseinstellungen]→[Allgemeine Einstellungen] getroffen/vordefiniert werden:

Standard-Angebots-Formular

• Sektion: Session

• Option: StdOffFrm

Standard-Auftrags-Formular

• Sektion: Session

• Option: StdOrdFrm

Vorbelegung Detailierungsgrad des Produkttext

• Sektion: Easy

• Option: FormSettingsDetailLevel

• Wert: 1 = Grob / 2 = Mittel / 3 = Fein

Vorbelegung Dito Regelung

• Sektion: Easy

• Option: FormSettingsDitoRule

Alle diese Einstellungen können aber vom User im Frontend über „Einstellungen“ oder, wenn der User den Haken bei „Einstellungen jedes Mal bei Formularerstellung anzeigen“ gesetzt hat, jedes Mal bei der Formulargenerierung übersteuert werden.

Begins-Filter

• Sektion: TextSystem

• Option: TextBlockBeginsFilterForForms

Diese Option ist hilfreich, wenn nur bestimmte Formulare zur Auswahl stehen sollen.

Menüpunkt [RTF herunterladen]

Der Menüpunkt [RTF herunterladen] ermöglicht dem User das Beleg-Formular herunterzuladen und in einem RTF-Editor (z.B. Microsoft Word) zu bearbeiten oder je nach Eigenbedarf zu ergänzen. Ob der Menüpunkt angezeigt wird, kann über folgendes Admin Setting entschieden werden:

• Sektion: Easy

• Option: ShowFunctionRtf

• Standardmäßig wird der Menüpunkt angezeigt

Menüpunkt [PDF anzeigen]

Der Menüpunkt [PDF anzeigen] ermöglicht dem User das Beleg-Formular direkt als PDF anzuzeigen:

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Easy

• Option: ShowFunctionPDF

• Standardmäßig wird der Menüpunkt angezeigt

Bestellungen und Anfragen

Einrichtung der Kommunikation für eine Organisation

Die Kommunikation von Belegen aus einem moveIT Produkt auf Händler Seite zu einem moveIT Produkt auf Industrie Seite ist ein zentrales Feature der moveIT Plattform.

Dies für moveIT EASY je Organisation einzurichten ist z.B. über den [Organisations-Assistent] möglich. Unter [Lieferanten], über den Button [Technische Kommunikation] (zuvor den gewünschten Lieferanten auswählen) muss die Kundennummer beim Lieferanten eingegeben und der Haken für [Technische Kommunikation aktivieren] gesetzt werden.

Als nächster Schritt erfolgt die “Kommunikationsaktivierung” auf Seiten der Industrie. Erst dann ist das Senden von Bestellungen möglich.

Möglichkeiten der Kommunikation

In moveIT EASY gibt es mehrere Möglichkeiten, Belege zu versenden. Welche Möglichkeit man als Industrie bietet, kann mit folgendem Admin Setting definiert werden. (Kann auch wieder über alle oder je Benutzergruppe definiert werden):

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Easy

• Option: CommunicationOptions

• Werte: Bestellung / Angebot / Angebot und Bestellung / keine

Je nachdem, was eingestellt wird, werden in moveIT EASY die Buttons [Bestellung senden] und/oder [Anfrage senden] angezeigt.

Es gibt grundsätzlich zwei Optionen, wie Anfragen und Bestellungen aus moveIT EASY versenden werden können:

Ist die Kommunikation im Backend von moveIT EASY zur Industrie eingerichtet, also die Kundennummer der Organisation im Kommunikationssystem für den entsprechenden Lieferanten eingetragen und aktiviert, so wird die Bestellung (oder Anfrage) über das Batchsystem im Hintergrund an die moveIT ISS+ Installation der Industrie Kommunikation gesendet und scheint dort unter Aufträge (Anfrage unter Angebote) auf – also genau gleich, wie wenn eine moveIT ISS+ zu moveIT ISS+ Kommunikation durchgeführt wird.

Ist im Kommunikationssystem nur die Kundennummer eingetragen, aber nicht aktiviert, so kommt eine Zwischenmaske, in der man manuell eine Mail-Adresse, einen Betreff und einen Text angeben kann, welche schlussendlich als Mail an die angegebene Mail-Adresse versendet wird. Im Anhang wird der Beleg versendet, der in einem moveIT ISS+ importiert werden kann.

Für diese Zwischenmaske kann über folgende Admin Settings eine „An:“ Adresse vorbelegt werden bzw. diese sogar gesperrt werden:

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Easy

• Option: DefaultSendToAdress

• Sektion: Easy

• Option: LockDefaultSendToAdress

Generell werden Anfragen und Bestellungen, wenn diese über die Technische moveIT Kommunikation versendet werden, über das Batchsystem kommuniziert.

Im Normalfall läuft das Batchsystem unter dem User CMNSYS. Da eine moveIT EASY Installation immer eine Multi-Org Umgebung ist, muss für den User CMNSYS angegeben werden, für welche Organisationen er die Kommunikation durchlaufen soll.

Hier kann man im Kommunikationssystem [Anwendungen]→[Kommunikationssystem]→[Optionen]→[Einstellungen→Globale Einstellungen]→[Organisations-Auswahl] entweder die Organisationen auswählen, die in der Kommunikation berücksichtigt werden sollen, oder das Radio-Set auf „Alle außer“ stellen. Bei "Alle außer" kann man einmalig die Zentrale, H01, M01 etc. ausnehmen. Somit entfällt dieser Schritt bei Neuanlage einer Organisation.

Bestellinfos hinterlegen

Für den User gibt es die Möglichkeit, im Zuge der Bestellkommunikation eine Eigene Bestellnummer (z.B. aus dem eigenen ERP) und einen Bestellhinweis für die Industrie zu hinterlegen. Dabei kommt nach dem Klick auf [Bestellung senden] eine Zwischenmaske, in der diese Informationen eingetragen werden können. Somit werden die Eigene Bestellnummer und der Bestellhinweis ebenfalls zur Industrie übertragen.

Hier gibt es mehrere Konstellationen, die über folgendes Admin Setting eingestellt werden können:

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Easy

• Option: ShowOrderInfoPrompt

Folgende Einstellungsmöglichkeiten können gewählt werden:

• User Yes - Abfrage kommt default aber der User kann am Frontend diese über - [Einstellungen] - deaktivieren

• User No - Abfrage kommt default nicht aber der User kann am Frontend diese über - [Einstellungen]" - aktivieren

• Operator Yes - Abfrage kommt immer und kann am Frontend nicht deaktiviert werden

• Operator Mandatory - Abfrage kommt immer und Bestellnummer Feld muss zwingend gefüllt werden

• Operator No - Abfrage kommt nie und kann auch am Frontend nicht aktiviert werden

Text von Textposition bei Kommunikation übertragen

Damit bei einer Textposition (z.B. #T) der Positions-Texte (vom User eingetragen) auch an die Industrie übertragen wird, muss folgendes Admin Setting auf TRUE gesetzt werden.

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: PositionText

• Option: SaveCustomerTextAsPurchaseNote

weitere Menüpunkte und Funktionen

Via [Datei]→[Administrationseinstellungen]→[Allgemeine Einstellungen] können noch weitere Funktionen und Menüpunkte für die moveIT EASY User getroffen/vordefiniert werden. Alle diese Optionen können wieder über die gesamte Installation, je Benutzergruppe (Organisation) oder je Benutzer gesetzt werden.

Menüpunkt [Angebots-Export herunterladen]

Der Standard moveIT XML Beleg-Export für Angebot und Auftrag (Auftrag erst nach Versand der Bestellung). Dieses Format bringt sämtliche Informationen eines Beleges mit sich und ermöglicht einen Import in ein ERP System (ERP System muss mit diesem Format umgehen können):

• Sektion: Easy

• Option: ShowFunctionXMLExport

• Standardmäßig wird der Menüpunkt nicht angezeigt

Menüpunkt [Webkonfiguration importieren]

In Verbindung mit dem Produkt moveIT WEBCON und dem moveIT LEAFLET (Merkzettel) ist dieser Menüpunkt freizuschalten, damit auch in moveIT EASY Web-Konfigurationen importiert werden können:

• Sektion: Easy

• Option: ShowFunctionLeafletImport

• Standardmäßig wird der Menüpunkt NICHT angezeigt

Automatisches Abmelden

Da für moveIT EASY Concurrent-User Lizenzen zu beachten sind, ist es natürlich interessant, dass User nicht den ganzen Tag angemeldet sind und somit eine Lizenz belegen. Daher kann mit folgenden beiden Admin-Settings zuerst eine Warnung angezeigt werden (ForcedSessionTimeoutWarning) und danach eine automatische Abmeldung stattfinden (ForcedSessionTimeout):

• Sektion: Web

• Option: ForcedSessionTimeout

• Standardmäßig ist hierfür nichts gesetzt, man wird also nie automatisch abgemeldet

• Sektion: Web

• Option: ForcedSessionTimeoutWarning

• Standardmäßig ist hierfür nichts gesetzt

Menüpunkt [Positions-Preisinfo]

Der Menüpunkt [Positions-Preisinfo] ermöglicht dem User, genau zu sehen, wie sich der angezeigte Preis berechnet – dies ist auf jeden Fall interessant, wenn Einkaufsrabatte je Organisation gepflegt sind:

• Sektion: Easy

• Option: ShowFunctionPriceInfo

• Standardmäßig wird der Menüpunkt angezeigt

Anzeige des Einkaufspreises und Einkaufsrabatt-in den Positions-Preisinfos

Pflegt der moveIT EASY Betreiber auch die Konditionen für die Händler (Organisationen), so ist es auf jeden Fall interessant für den User, welche Rabatte je Position angewendet werden. Diese angewendeten Rabatte je Position kann man am Frontend unter [Positions-Preisinfo] – unter dem Tab [Einkaufsrabatte] ansehen.

Zusätzlich wird mit diesem Setting die Spalte [Einkaufspreise] in der Positionsübersicht aktiviert:

• Sektion: Easy

• Option: ShowPurchaseconditions

• Standardmäßig wird der Tab nicht angezeigt

Standardansicht im EKatalog definieren

Im eKatalog gibt es drei Sichten (Liste, Grafik, Detail-Karten) um Modelle bzw. Suchergebnisse anzuzeigen. Über dieses Setting kann eine Standardsicht definiert werden. Dem User stehen aber alle drei Sichten zur Verfügung.

• Sektion: eCatalog

• Option: ResultView

• Standardmäßing ist „Detail-Karten“ eingestellt

Customizing der Oberfläche

Primary Color an CI anpassen

Die Akzentfarbe für moveIT ISS+ kann verändert werden und auf eine gewünschte Farbe (z.B. CI Farbe des Betreibers) geändert werden.

Optische-Einstellungen

• Sektion: General

• Option: Color1 (und ev. Color11 und Color12)

• Hier muss der RGB Wert Komma getrennt angegeben werden. Es steht auch ein Color-Picker-Dialog zur Verfügung.

Favicon und Titel ändern

Das gewünschte Favicon muss als „Favicon.ico“ im Ordner „<moveIT Installationsverzeichnis>\Data\WebCustomContent“ abgelegt sein. Der Ordner “WebCustomContent” ist default nicht vorhanden und muss ggf. einmalig angelegt werden.

Der Homepagetitel wird über folgendes Adminsetting geändert:

Optische Einstellungen

• Sektion: General

• Option: IndexTitle

Bild auf Login-Seite austauschen

Im „<moveIT Installationsverzeichnis>\Data\WebCustomContent\Easy“ kann ein „EasyLoginCustom.html“ gelegt werden, welche dann auf der Login Seite angezeigt wird.

Da es sich um eine Web-Anwendung handelt, muss die gesamte Seite responsive designed sein um auf unterschiedlichen Browsergrößen und Geräten zu funktionieren. Deshalb muss das Bild auf der Startseite von moveIT EASY auch eine gewisse "Skalierungs-Intelligenz" haben, um immer den gesamten Bereich auszufüllen. Dabei ist in unserem Default-HTML definiert, dass das Bild links und unten "festgemacht" ist und sich nach oben und rechts skaliert ohne die Proportionen zu verändern. Deshalb kann es sein, dass je nach Bild, der obere bzw. rechte Bereich aus dem Sichtfeld des Users verschwindet. Bitte beachten Sie bzw. Ihre Marketing-Abteilung diese Information in der Aufbereitung eines Bildes - der beste Platz für die Anzeige eines Logos bzw. eines Textes ist somit Links unten - dieser Bereich ist immer sichtbar.

Das Gleiche kann auch über den URL Parameter „&EasyLoginHeader=“ gesteuert werden. Der Dateiname vom Bild ohne Endung („.html“ wird hinzugefügt) muss nach dem = angegeben werden. Das Bild muss wieder im „<moveIT Installationsverzeichnis>\Data\WebCustomContent\Easy“ abgelegt sein. Auf diese Weise könnten verschiedene Login-Bilder verwendet werden.

Eigene Hilfe bereitstellen

Die Hilfe, die in moveIT EASY aufgerufen wird, wird von moveIT Software immer gepflegt und ergänzt. Sollte der Betreiber aber eine eigene Hilfe bereitstellen wollen, so ist dies möglich.

Liegt im „<moveIT Installationsverzeichnis>\Data\WebCustomContent\Easy\Help“ das File „EasyExpert.html“, so wird dieses vorrangig aufgerufen, wenn der User auf „Hilfe“ klickt.

Freitext für Easy Benutzer erstellen

Es kann ein Freitext angegeben werden, der dann in moveIT EASY für den Benutzer angezeigt wird (unten Rechts in der Statusleiste). Dieser Text kann je Land und Sprache frei definiert werden und z.B. für einen rechtlichen Hinweis bzgl. der Preise genutzt werden, z.B. "Alle Preise gelten als unverbindlich".

Dazu ist es notwendig, vorher das Admin-Setting CountryList für alle gewünschten Länder zu definieren:

Allgemeine Einstellungen

• Sektion: Web

• Option: CountryList

• eine Kommagetrennte Liste aller gewünschten Länder

Nach Programm-Neustart wird für jedes angegebene Land folgendes Admin Setting erstellt:

Allgemeine Einstellungen

• Sektion: Easy

• Option: FooterInfoText_%Country%

Hier kann nun der gewünschte Text eingetragen werden.

Weiters kann über den Button "Sprachen" die Übersetzung eingetragen werden die dann je nach URL-Parameter (&Lng=) angezeigt wird. Eine programmseitige Übersetzung erfolgt hier nicht.

Preiskorrekturverwaltung je Organisation bei moveIT EASY

Es gibt für moveIT EASY die Möglichkeit, eine generelle Preiskorrektur in Form eines Auf- oder Abschlags einzustellen. Diese wird bei der Erfassung aller künftigen Positionen automatisch gerechnet, verändert den Verkaufs-Basispreis und wird NICHT als Korrekturrabatt o.ä. angezeigt.

Einstellung der Preiskorrektur

Über ein Admin Setting in den "Administratoreinstellungen" kann gesteuert werden, welche Variante man verwenden möchte. (Das Admin Setting hat nur dann Auswirkungen, wenn es sich um eine moveIT EASY Installation handelt)

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Easy

• Option: PriceCorrection

• Default: Disable - Es gibt keine Preiskorrekturen. Am Frontend wird das Feld "Aufschlag in Prozent" nicht angezeigt

Frontend

Der User kann selbst im moveIT EASY Frontend, in den Einstellungen unter der Lasche "VK- Ab-/Aufschlag" einen Auf- oder Abschlag in Prozent eingeben. Der Betreiber der Installation sieht diesen Wert nicht und kann auch im Backend nicht auf die Maske "Preiskorrekturenverwaltung" zugreifen.

Backend

Im Frontend unter "Einstellungen" in der Lasche "VK- Ab-/Aufschlag" sieht zwar der User, den für ihn eingestellten "Aufschlag in Prozent", kann diesen aber nicht ändern.

Im Backend wird dazu in der Preiskorrekturenverwaltungs-Tabelle (Knoten [Stammdaten→Produktstammdaten] - Menü: [Preiskorrekturenverwaltung]) für die gewünschte Organisation ein Eintrag mit dem gewünschten Wert erstellt.

Beispiel: Soll ein Aufschlag von 28% gerechnet werden, so muss "128" eingetragen werden. Für einen Abschlag von 13% muss "87" eingetragen werden.

Alternativ können diese Einträge auch aus einer CSV-Datei importiert oder bearbeitet werden (Datei - Import oder Export).

Einkauf-Aufschlagskalkulation

Insofern die Funktion vom Betreiber unterstützt wird, ist nun eine Aufschlagskalkulation auf Einkaufspreise möglich. Dies kann folgendermaßen über die Administrationseinstellungen aktiviert werden:

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Easy

• Option: PurchaseSurchargeCalculation

• Default: FALSE

Wird diese Option aktiviert, so kann der Benutzer im Frontend die Berechnung des “Einkaufspeis-Aufschlags” aktivieren (in den [Einstellungen]) und je Beleg (in [Belegdaten bearbeiten]) entscheiden, ob dieser auch wirklich gerechnet werden soll.

Rabatte hinterlegen

Für User in moveIT EASY ist es wichtig, eine korrekte Preisberechnung zu erhalten. Dazu ist es notwendig, die vereinbarten Rabatte für den User zu hinterlegen.

Dies ist über den Organisations-Assistenten möglich. Dort kann man für jede Organisation - im Tab [Lieferanten], für den entsprechenden Lieferanten, über den Button [Rabatte u. Rabatt-Synchronisation] die Rabatte manuell hinterlegen.

Eine weitere Möglichkeit, dem Händler Rabatte zur Verfügung zu stellen ist die Rabattesynchronisieren.

Händler Artikel

Pflegt die Industrie, also der Betreiber der moveIT EASY Umgebung auch Artikel für die Organisationen, so muss sich der Admin in der jeweiligen Organisation, für die er eigene Artikel anlegen oder bearbeiten möchte, anmelden.

Dies kann auf der Anmeldemaske über das Feld [Organisation] entschieden werden. Default wird der Admin immer in der „Zentrale Verwaltung (00000)“ angemeldet.

Ist der Admin erstmal in der Organisation angemeldet, so muss dieser im Tree-View unter [Stammdaten]→[Produktstammdaten]→[Händler]→[Warensystem]→[%Warenversion%→Warenstamm] navigieren und kann dort dann eine oder mehrere Positionen für den Händler-Warenstamm erfassen.

Zu beachten ist hier, dass unbedingt für die Artikel das Kennzeichen „Bestellbar“ auf deaktiviert, also Nein gesetzt werden muss!

Organisationen mit unterschiedlichen Ländern/Sprachen in einer Installation

Hat ein Betreiber einer moveIT EASY Installation innerhalb seiner Installation Händler (Organisationen) aus unterschiedlichen Ländern, so müssen folgende Anpassungen vorgenommen werden:

Bei der Neuanlage der Organisation (Organisations-Assistenten) können Land und Währung entsprechen geändert werden.

In welcher Sprache moveIT EASY gestartet wird, wird nur per URL-Parameter "&Lng=" gesteuert z.B."&Lng=EN".

Die Umsatzsteuer wird wie folgt angelegt:

Im [Extras]->[Daten Editor] , Tabelle [Umsatzsteuercodes] wird ein neuer Datensatz angelegt für z.B. U1P, dem gewünschten Land und dem korrekten Steuersatz.

Beim Berechnen der Umsatzsteuer wird zuerst der Eintrag für das Land der angemeldeten Organisation gesucht und zur Berechnung verwendet. Ist dieser nicht angelegt, wird der Umsatzsteuersatz des Installations-Landes verwendet.

Land und Währung einer Organisation können im Nachhinein aus Sicherheitsgründen nur gemeinsam mit einem Mitarbeiter von moveIT geändert werden.

Passwortsicherheit festlegen

Die Passwortsicherheit kann über die Administrationseinstellungen, unter anderem durch die Länge (Mindestlänge), Komplexität (Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen), Abstraktion (Sonderzeichen), Nutzungshäufigkeit (max. Anzahl an Login Versuchen, max. Passwort-Alter und die Aufforderung zur Änderung beim nächsten Login, Passwort-Historie) usw. beeinflusst werden.

Allgemeine Einstellungen

• Sektion: Session

• Option: alle beginnend mit "SecureUserPassword" zb.

  • SecureUserPasswordChangeUponFirstLogin

  • SecureUserPasswordHistoryCount

  • SecureUserPasswordMaximumAge

  • SecureUserPasswordLoginAttempts

  • SecureUserPasswordCharacterTypes

  • SecureUserPasswordMinimumLength

Passwort vergessen & zurücksetzen

Sofern man die Funktion generell aktivieren möchte, wählt man folgendes in den Administratoreinstellungen aus:

Allgemeine Einstellungen:

• Sektion: Session

• Option: SelfServicePasswordReset

Diese Einstellung ist nur für die Gruppe "Alle" möglich und kann nicht je Benutzergruppe oder Benutzer eingestellt werden.

Die Funktion "Passwort vergessen & zurücksetzen" sollte erst dann aktiviert werden, wenn bereits für einen Großteil der Benutzer eine E Mail Adresse hinterlegt ist.

Die E Mail Adresse lässt sich an unterschiedlichen Stellen eintragen:

• [Mitarbeiterstamm]→[Lasche Zusatzdaten]→[E-Mail-Adresse]

• [Organisations-Assistent]→[Lasche Benutzer]→E-Mail-Adresse]

• [Durch den User selbst] - [in Easy]→[Einstellungen]→[Allgemein]→[Button: Email Adresse ändern].